Charta – persoonlijk management voor ondernemers

Als ik met mijn lief naar de supermarkt ga, loopt hij met een boodschappenlijstje in de hand door de paden. Ondertussen bekijk ik geïnteresseerd Aziatische ingrediënten waarvan ik het bestaan niet kende. Lief is in 10 minuten bij de kassa, en ik… weet niet precies hoelang het duurt.

Mijn lief doet boodschappen op de manier van de Sprinter, ik op de manier van de Wandelaar. De pure Sprinter werkt doelbewust en gestructureerd, liefst met een lijstje dat van boven naar beneden afgevinkt kan worden. De pure Wandelaar werkt onderzoekend, grillig en bij voorkeur zonder planning.

De manier waarop je met tijd omgaat en je tijd indeelt heeft te maken met de manier waarop je het liefst werkt: gestructureerd en gepland of juist flexibel en grillig.

Aangeboren

Bijna niemand is helemaal Sprinter of alleen maar Wandelaar. De meeste mensen zitten er ergens tussenin, met een beetje meer van het een dan van het ander.

Daardoor kunnen de meeste mensen hun werkwijze aanpassen aan de omstandigheden. Een Wandelaar kan best een sprintje trekken voor een deadline, en een Sprinter kan creatief en onderzoekend research doen. (Maar toch het liefst als het nodig is voor een volgende stap en als het in de planning past.)

Afhankelijk van de taak en de omstandigheden pas je je aan, maar je echte voorkeur voor sprinten of wandelen is diepgeworteld. Dat verander je niet zomaar.

Sprint-cultuur

Sprinten hoort bij de Westerse cultuur en bij het Westerse arbeidsethos. Sprinten staat dan ook hoog aangeschreven. Geen wonder: het zijn de doeners, de achievers, die veel voor elkaar krijgen en van wanten weten. De meeste timemanagement-methodes zijn dan ook Sprint-methodes. Ze helpen Sprinters om nog sneller en beter te sprinten.

En ze vertellen Wandelaars dat ze maar beter kunnen leren sprinten.

Want veel Sprinters vinden dat Wandelaars moeten Sprinten. Dat is zo raar nog niet: Sprinters kennen het genoegen van een afgevinkte to do-lijst, naar een doel toe werken en resultaatgerichte acties.

Maar Wandelaars vinden vaak óók dat ze moeten leren sprinten.

En dat is wel een beetje raar, toch? Vooral omdat de Wandelaars heel goed hun sterke kanten kennen: de flexibiliteit, snel kunnen schakelen, creatief inspelen op veranderingen. Maar, denkt zo’n Wandelaar, als ik die manier van werken nou eens met de sprinters-timemanagement zou kunnen combineren…

Ik geef toe, zelf ben ik ook wel eens een beetje jaloers op de voortvarendheid van Sprinters. Het is verleidelijk. Maar het is niet de enige weg.

Sterke kanten uitbuiten

Of je nou meer Sprinter of meer Wandelaar bent, ik stel voor dat je je sterke punten uitbuit. Het is zonde van je tijd en van je energie om steeds maar te proberen je zwakkere punten te compenseren.

Timemanagement

Wat betekent je tijdtype voor je timemanagement?

Als je een Sprinter bent:

• plan 80% – en niet meer – van je werktijd in met afspraken en taken.
• laat de overige 20% open, om flexibeler te zijn en tijd te hebben voor improvisaties.
• plan periodiek tijd in om dat prachtige idee uit te werken of een nieuwe samenwerking vorm te geven. Werk in die tijd aan een stappenplan.

Ben je een Wandelaar, leg dan niet meer dan de helft van je werktijd vast. Dat geldt voor afspraken, maar ook tijd die je reserveert om aan vooraf bepaalde taken te werken. De rest van de tijd bepaal je van moment tot moment waar je aan werkt. Bijvoorbeeld om iets af te maken omdat er eerder op de dag iets tussendoor kwam.

Stap vooral af van het idee dat alles gestructureerd moet zijn. Kijk liever welke minimale structuur jou maximaal profijt oplevert. Richt bijvoorbeeld een plek in waar je stapels papier verzamelt, en maak 1 stapel alleen voor financiële stukken, of voor je belangrijkste projecten.

Het zal je verbazen hoeveel méér je gedaan krijgt als je je agenda niet volpropt.

Doorlezen

Ron Witjas, De tijd van uw leven, Uitgeverij Thema (Er is een herdruk, De tijd van je leven, maar ik weet niet of daar de MBTI-typering nog in staat.)

Eric Abrahamson en David Freedman, A Perfect Mess, 2006. Nederlandse vertaling: De wet van de stimulerende wanorde, 2007.

De types Sprinter en Wandelaar zijn eigenlijk de twee uitersten van de dimensie oordelen-waarnemen (judging-perceiving) van de MBTI-typering. De koppeling met timemanagement is bij mijn weten afkomstig van Ron Witjas (De tijd van uw leven, uitgeverij Thema). Ik heb er Sprinter en Wandelaar van gemaakt.

Ook zo’n zin om het nieuwe jaar voortvarend te beginnen? Hier zijn drie punten om dit jaar vooruitgang te boeken met je bedrijf.

1 Balans tussen werken IN je bedrijf en werken AAN je bedrijf

Als zelfstandige professional heb je twee soorten werk te doen: werken in je bedrijf en werken aan je bedrijf. Werken in je bedrijf is het uitvoerende werk, het werk waar je voor betaald wordt door je opdrachtgevers. Werken aan je bedrijf is al het niet-declarabele werk, van je btw-aangifte en je bureau opruimen tot acquisitie en het ontwikkelen van plannen en ideeën.
Het lijkt de meest natuurlijke volgorde: je plant eerst al het werk in voor je opdrachtgevers (in), en in de blokken die overblijven, doe je de andere klusjes voor je bedrijf (aan). Dat levert een rare paradox op: als het goed gaat, gaat alle tijd naar het in-werk, en kom je niet meer toe aan werken aan je bedrijf.

Goed voornemen: vind de ideale balans tussen werken in en aan je bedrijf. De vuistregel is: omdat je 40% van je werktijd nodig hebt om systematisch aan je bedrijf te werken, heb je 60% van je werktijd beschikbaar om in je bedrijf te werken.
Werk je minder dan 60% declarabel, dan is je eerste taak om de declarabiliteit omhoog te krijgen. Werk je stelselmatig meer dan 80% declarabel, dan komt het werken aan je bedrijf in de knel. Grote kans dat je alleen aan dringende taken toekomt, zoals de administratie en btw-aangifte, en niet aan activiteiten die op den duur de continuïteit en verbetering van je bedrijf betekenen.

Hoe pak je het aan? Houd het zo simpel mogelijk. Bijvoorbeeld door 2 verschillende kleuren te gebruiken in je e-agenda voor in- en aan-activiteiten. Dan heb je in een oogopslag zicht op de verhouding. Of blader een keer terug door de afgelopen maanden, en turf grofweg per week de verhouding tussen dagdelen in en aan. Ben je dol op meten, gebruik dan je gebruikelijke tijdschrijfmethode om de verhouding in en aan te onderzoeken.
Trek je conclusie.
Te weinig tijd aan je bedrijf? Reserveer een dagdeel per 2 weken of een dag per maand, of blok desnoods alvast een hele week in de zomerperiode om mooie plannen uit te werken.
Te weinig werk in opdracht? Besteed meer tijd aan acquisitie, en reserveer een vast tijdstip in de week om acquisitieplannen te ontwikkelen en uit te voeren.

Waar doe je het voor? Werken in je bedrijf is de brandstof. Werken aan je bedrijf is het fundament leggen voor de toekomst. Het is de sleutel naar continuïteit, naar optimale tarieven en de meest interessantere opdrachten. En dus: je ideale bedrijf.

2) Werk aan je professionele ontwikkeling

Dit vind ik interessant: artsen zijn verplicht om in 5 jaar 200 uur nascholing te volgen. Dus gemiddeld 40 uur per jaar. Bij artsen gaat het om leven en dood, dus als 40 uur per jaar voor hen afdoende is, is het best een aardige richtlijn om je eigen professionele scholing aan af te meten. Overigens gaat het bij de artsen-richtlijn om zogenaamde ‘geaccrediteerde’ scholing, zeg maar: officiële en erkende cursussen. Zelfstudie en het bijhouden van vakliteratuur moeten wel gebeuren, maar tellen dus niet mee voor de punten. ‘Intercollegiale toetsing’ trouwens wel.

Goed voornemen: werk systematisch aan je professionele ontwikkeling. Ga eens na hoeveel tijd je aan (min of meer) officiële scholing besteedt. Is dat meer of minder dan 40 uur per jaar? En is er een balans tussen de verschillende competenties en aspecten van je werk? Bijvoorbeeld van persoonlijke competenties, beroepsmatige kennis en vaardigheden en scholing die met je ondernemerschap te maken heeft.

Hoe pak je het aan? Stel jezelf eerst de vraag of je huidige aanpak voor jou voldoet. Misschien doe je veel meer dan 40 uur per jaar, en is dat nodig omdat je in een beroep werkt waarin de ontwikkelingen ontzettend snel gaan. Of gewoon omdat je graag nieuwe dingen leert. Of misschien kom je helemaal niet aan 40 uur, omdat er op jouw vakgebied nauwelijks formele scholing te vinden is.
Gebruik de driedeling persoonlijk-professioneel-ondernemerschap om te zien of ze alle drie de nodige aandacht krijgen in je deskundigheidsbevordering.
40 uur scholing per jaar kan een intensieve cursusweek zijn, of een halve cursusdag per maand. Bedenk welke competenties, kennis of vaardigheden dit jaar extra aandacht verdienen, en maak een plannetje hoe je dat in gaat vullen. Tip: breng variatie aan in leervormen. Er is zoveel keuze: congressen, cursussen, workshops, online cursussen, webinars, intervisie. Probeer in 2015 eens een vorm die je nog niet kent.

Waar doe je het voor? Als zelfstandige professional is je deskundigheid de basis van je werk. Het bijhouden van nieuwe ontwikkelingen, het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en het ontdekken van nieuwe manieren van werken zijn onmisbaar om je vak op hoog niveau te blijven uitoefenen. Formele(re) scholing is een manier om aandacht te besteden aan aspecten die anders wellicht ondersneeuwen. Een eigen scholingsplan helpt je om je aandacht te verdelen over de driehoek persoonlijk – professioneel – ondernemerschap.

3) Vier je prestaties in plaats van resultaten

Het is verleidelijk om resultaten te vieren: een nieuwe klant, een grote opdracht, een hogere omzet. Maar ik vind het veel mooier om je eigen prestaties te vieren. Wat is het verschil? Prestaties zijn de dingen die je zelf doet - en dan liefst: de overwinningen op jezelf. Resultaten kunnen daaruit voortkomen, maar zijn vaak afhankelijk van omstandigheden buiten jezelf. Of een klant voor jou kiest, is haar/zijn beslissing. Wat eraan voorafging is jouw prestatie: je hebt iets nieuws geprobeerd met acquisitie, of je hebt zo goed werk afgeleverd voor een klant dat ze je hebben aanbevolen bij iemand anders. Of dat resultaat oplevert, dat heb je niet in de hand. Of je iets nieuws/spannends/verstandigs hebt gedaan, dat is jouw succes, dat is je eigen prestatie.

Hoe pak je het aan? Kijk eens terug naar het afgelopen jaar, en noem je 5 grootste prestaties. Schrijf ze op, dan kun je beter zien of je niet per ongeluk toch resultaten hebt gekozen. Zoek waar nodig door naar wat jij precies gedáán hebt om het resultaat mogelijk te maken. Zoek ook naar prestaties die misschien nog geen resultaat hebben opgeleverd. Is jouw prestatie er minder om?
Heb je de smaak te pakken, dan kun je af en toe, of elke maand of zelfs elke week stilstaan bij je eigen Prestatie-top 5.

Waar doe je het voor? Prestaties zijn de dingen die je misschien niet gemakkelijk afgaan, en die je tóch gedaan hebt. Door je prestaties te vieren verleg je de focus naar wat je zelf kunt doen om dingen te veranderen of te verbeteren. Soms levert dat meteen een mooi resultaat op, en dat is lekker. Maar natuurlijk pakt het ook wel eens minder fraai uit. Als je alleen de uitkomst, het resultaat meet, ga je vanzelf meer op zeker spelen en is het verleidelijk om de meest veilige weg te volgen. Door te focussen op je eigen prestaties leg je de lat waar hij thuishoort: in je eigen handen.

Ik wens je een mooi en ondernemend jaar!

Dit is het  eerste hoofdstuk van mijn boek volgens www.wordle.net

Welkom! De site van Charta was errug oud. Tijd voor een kleine facelift.

Je bent welkom tijdens de verbouwing, maar je kunt nog dode links, opmaakfouten en andere verbouwingsrommel tegenkomen. Daarvoor excuus. Er wordt aan gewerkt.
Mocht je via een andere site hier terecht komen, en niet meer vinden wat je zocht? Als je een bericht voor me achterlaat, zorg ik dat je alsnog krijgt wat je hier zocht.